Stato dell’arte all'inizio del percorso
La Provincia di Crotone ha già adottato, nel luglio del 2011, modificandolo successivamente nel mese di dicembre dello stesso anno per adeguarlo al Decreto Legislativo 10 agosto 2011 n. 141, il sistema di misurazione e valutazione per la valutazione della performance organizzativa ed individuale.
Il sistema di misurazione adottato, era la formalizzazione di quello già in uso e formalizzato in una procedura “Pianificazione strategica”, predisposta ai sensi della UNI EN ISO 9001:2008 e del Common Assessment Frmework (CAF 2006). Tale sistema si basa per quanto attiene la programmazione, nell’adozione dei seguenti documenti: Programma politico, Relazione Previsionale e Programmatica, P.E.G. e P.D.O. e per quanto attiene la rendicontazione sui seguenti documenti: Referto del Controllo di Gestione e Relazione illustrativa al Rendiconto.
Il sistema di valutazione adottato, che partiva da quello previsto nella metodologia della valutazione delle prestazioni dirigenziali del 2007, basata sulla valutazione della performance organizzativa e dalle capacità manageriali e dai comportamenti organizzativi, e da quello adottato per i dipendenti del 2004 e del Segretario Generale del 2005 basato esclusivamente sulla qualità del contributo assicurato, era caratterizzato dai seguenti elementi valutativi:
- Direttore Generale e Dirigenti 7 elementi di valutazione, 70% Performance collettiva organizzativa e 30% Valutazione comportamenti e competenze;
- Dipendenti 5 elementi di valutazione, 50% Performance collettiva organizzativa e 50% Valutazione comportamenti e competenze.
Le criticità evidenziate dal Nucleo di Valutazione in relazione alla valutazione per l’anno 2011, confermate anche successivamente per quella del 2012, sono riassunte nei seguenti punti:
- presenza di un numero eccessivo di micro - obiettivi, non sempre correlati ad obiettivi strategici, con una scarsa attendibilità di indicatori, solo quantitativi e/o di processo, non confrontabili con i trend dell’ultimo triennio e con altri enti;
- presenza negli elementi di valutazione di alcune criticità ed elementi di tensione tra valutatori e valutati, come ad esempio la percezione dello stile di leadership del Direttore Generale e dei Dirigenti con il parametro della valutazione a 360 gradi con un peso del 10%;
- presenza di discrasie ed impossibilità di differenziare la valutazione delle “Competenze dimostrate” e dei “Comportamenti professionali ed organizzativi”, soprattutto nel caso di dipendenti appartenenti alle categorie basse;
- scarsa capacità dei dirigenti di differenziare la valutazione dei propri collaboratori ed impossibilità di differenziare in settori con pochi collaboratori;
- impossibilità di differenziare gli obiettivi assegnati al servizio con quelli specifici assegnati al dipendente;
- impossibilità di monitorare e valutare gli obiettivi specifici assegnati ai dipendenti se non specificatamente collegati al Piano Esecutivo di Gestione;
- percezione negativa dei dipendenti in relazione alla capacità dell’amministrazione di premiare le persone capaci e che si impegnano, della conoscenza del sistema di misurazione e valutazione della performance, delle conoscenza e della condivisione delle strategie delle amministrazione e della capacità di rendere chiari i risultati ottenuti.
L’occasione di condividere ed adottare un’implementazione del Sistema di Misurazione e Valutazione della Performance Individuale (SMIVAP), che superasse le criticità evidenziate è stato fornito dall’assistenza e consulenza, prevista dal Progetto Performance PA, Ambito B - Linea 2, Modelli e strumenti per il miglioramento dei processi di gestione del personale, a cura del FormezPa.
I punti di forza su cui l’Ente conta per la realizzazione del Progetto denominato “SVIMAP 2013 A MISURA DI DIPENDENTE” sono i seguenti:
- Struttura e metodologia del controllo di gestione consolidata nel tempo con un’ampia possibilità di accedere con accesso privilegiato a tutte le banche dati dell’Ente;
- Personale referente del controllo di gestione abituato a fornire ed ad analizzare dati ed informazioni;
- Sistema di misurazione della performance individuale dei dirigenti consolidata nel tempo e rivista in base al riesame;
- Presenza del bilancio delle competenze e conoscenza dei modelli di eccellenza della qualità.
Obiettivi e azioni del piano di miglioramento
In fase progettuale gli obiettivi individuati erano i seguenti:
1) La semplificazione del regolamento adottato dall’ente attraverso anche l’individuazione di un numero limitato per centro di costo di obiettivi rilevanti ed adeguatamente misurabili (massimo 3) con indicatori sia qualitativi che di efficacia (interna ed esterna) e di efficienza ed attraverso la delimitazione dei criteri di dettaglio per la valutazione delle capacità professionale e delle competenze organizzative;
2) Correlare gli obiettivi assegnati a singoli dipendenti a quelli del servizio con l’introduzione di adeguati strumenti di monitoraggio e di valutazione;
3) Assicurare la valutazione delle competenze e dei comportamenti dei dipendenti differenziati sia rispetto al profilo professionale che alla categoria;
4) Attuare una strategia di comunicazione e di diffusione del piano idonea ad aumentare il coinvolgimento ed acquisire contributi migliorativi da parte di tutti gli attori del sistema.
I principali interventi previsti erano i seguenti:
- Adeguamento del Regolamento esistente;
- Informazione e comunicazione organizzativa del Sistema al management ed ai dipendenti;
- Condivisione con i valutatori delle modalità di utilizzo del nuovo Sistema per garantire un utilizzo coerente e omogeneo;
- Valutazione dei risultati del Progetto di miglioramento e aggiornamento del Progetto per il 2014.
Gli obiettivi, riesaminati in corso d’opera utilizzando lo strumento RADAR, messo a disposizione dal FormezPA, su cui è stato sviluppato l’aggiornamento del piano SVIMAP 2013 A MISURA DI DIPENDENTE, sono i seguenti:
- sulla cultura della responsabilità, con azioni di promozione del sistema attraverso incontri, seminari e laboratori;
- sulla completezza/qualità dei documenti di programmazione sugli obiettivi SMART, con azioni di modifica del regolamento e laboratori;
- sulla completezza/qualità del SMiVaP (performance organizzativa) in riferimento agli elementi della multidimensionalità e di architettura del sistema con azioni di modifica del regolamento e laboratori;
- sullo sviluppo delle condizioni abilitanti in riferimento agli elementi della selettività valutazione e dell’adeguatezza dei risultati della valutazione, con azioni di sensibilizzazione attraverso incontri e laboratori.
Ulteriori obiettivi collegati al funzionamento del sistema sono i seguenti:
- Definizione del nuovo regolamento dei controlli interni ex legge 213/12;
- Predisposizione delle carte dei servizi per ogni settore;
- Popolamento del cruscotto degli indicatori (Progetto Rinnova, Elistat, Procedimenti dell’Ente, questionari SOSE ecc.) anno 2012;
- Implementazione software Cruscotto delle performance con SMIVAP dipendenti.
Principali difficoltà incontrate
L’anno 2013 è stato caratterizzato da una legislazione nazionale tendente ad abolire, con riforma costituzionale, o comunque a svuotarle di competenze e soprattutto di risorse finanziarie l’ente Provincia, che ha reso estremamente difficoltoso trovare le motivazioni e le risorse umane per attuare piani di miglioramento che possono avere outcome soltanto dopo due anni.
Oltre il disinteresse e la demotivazione degli amministratori, della dirigenza e del personale, anche la situazione di contesto interno non si è rilevata pienamente favorevole, in quanto si sono riscontrate difficoltà di tipo culturale legate alla fisiologica diffidenza, ancora non superata, verso l’implementazione di strumenti mirati alla misurazione ed al controllo delle attività, non legate quindi esclusivamente alla percezione del dirigente valutatore rispetto alla valutazione esclusiva della qualità del contributo assicurato come avveniva in passato.
L’approvazione del Bilancio di Previsione anno 2013 a fine novembre e la successiva adozione del PEG a fine anno hanno comportato poca attenzione nell’adozione del nuovo regolamento e del conseguente SVIMAP 2013, che dovrà comunque essere approvato necessariamente prima del Piano Esecutivo di Gestione.
L’organizzazione dei laboratori risente negativamente anche della circostanza che l’Ente non avendo più locali dedicati esclusivamente alle attività formative, è costretta ad utilizzare una sala interna che permette esclusivamente lezioni frontali ed è molto dispersiva.
Si ritiene che per quanto attiene gli output del progetto (nuovo regolamento, laboratori e riesame e miglioramento) saranno completati entro la conclusione del progetto.
Peraltro le attività laboratoriali sono state già avviate nel mese di novembre, i soggetti coinvolti, la dirigenza dell’ente, hanno fatto registrare un coinvolgimento ed un interessamento notevole alla semplificazione effettuata sul Regolamento.
Deve essere considerato particolarmente arduo ma raggiungibile un risultato di miglioramento, benché minimo, della percezione da parte dei dipendenti dello SVIMAP nella prossima analisi di benessere organizzativo.
Risultati
Sino a novembre 2013 sono stati raggiunti i seguenti obiettivi:
1) Predisposizione, anche se non ancora adottato, di un nuovo regolamento e di un nuovo SVIMAP teso ad:
- una migliore definizione di alcuni concetti Migliore e più chiara definizione del sistema di misurazione e di valutazione (SMiIVaP), della performance organizzativa ed individuale;
- un più forte coordinamento con il Regolamento sui Controlli Interni ex L. 213/12;
- una semplificazione nel processo di valutazione:
- Riduzione da 7 a 5 elementi (eliminazione valutazione a 360° e accorpamento della qualità del contributo con la valutazione delle competenze e dei comportamenti organizzativi);
- Individuazione di soli 6 elementi di valutazione delle competenze e dei comportamenti sui 20 disponibili;
- Introduzione dell’indicatore Performance generale di Ente per tutte le valutazioni.
2) Realizzazione di azioni di informazione e comunicazione organizzativa del sistema al management ed ai dipendenti, attraverso la realizzazione di:
- N. 2 Incontri con i referenti settoriali al controllo di gestione;
- N. 1 Incontro con i rappresentanti sindacali;
- N. 1 Incontro con il Nucleo di Valutazione;
- N. 1 Seminario regionale.
3) Condivisione con i valutatori delle modalità di utilizzo del nuovo sistema per garantire un utilizzo coerente e omogeneo attraverso la realizzazione di N. 2 laboratori ed altri due già programmati.
4) Popolamento del cruscotto degli indicatori anno 2012 con n. 681 indicatori di cui 568 utilizzati per il piano delle performance.
I risultati non ancora pienamente raggiunti sono i seguenti:
1) obiettivi con indicatori di output, e soprattutto di outcome, con target attesi sfidanti;
2) semplificazione e standardizzazione del processo di raccolta, di analisi e di report dei dati e delle informazioni;
3) predisposizione delle carte dei servizi per ogni settore;
4) implementazione software Cruscotto delle performance con SMIVAP dipendenti.
Le innovazioni introdotte sono state condivise con i componenti del Nucleo di Valutazione ed i dirigenti attraverso riunioni di lavoro ed attività a distanza, utili occasioni di confronto e di verifica dello svolgimento dei lavori.
Responsabile: Ernesto Luigi Scalise
Ruolo: SEGRETARIO/DIRETTORE GENERALE
Telefono: 0962-952250
E-mail: segretariogenerale@provincia.crotone.it
*Il lavoro di assistenza ha riguardato solo il percorso di miglioramento.